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Procesos de compra

Sugerencia de procesos para la adquisición de equipamiento informático y de redes para la UdelaR en el interior, y otras unidades que se unan a la iniciativa.

Los procesos de compra de la CCI qestán publicados en la wiki. En estos se pide definir las especificaciones al momento de formular la solicitud.
Para el rubro de informática & redes, se sugiere optimizar el proceso, tomando en cuenta un lista ya definida de especificaciones de items tipo desde el momento de la solicitud.

Sin contradecir los procesos genéricos, el proceso de adquisición para informática & redes tendría las particularidades siguientes:

Especificación de equipamientos tipo

En informática y redes, hay una inmensa variedad y una evolución permanente. Los criterios de performance y calidad son complejos de definir y evaluar. Los dispositivos y deben ser globalmente interoperables y eventualmente intercambiables.

Frente a una oferta pletórica y una evaluación difícil, el proceso habitual de expresión de las necesidades por el o la solicitante es engorroso y complejo de instrumentar.

Proponemos mutualizar, compartir y mantener constantemente actualizada la definición de especificaciones para los equipamientos tipo más solicitados en informática y redes.

Esta referencia de especificaciones se mantiene acá:

Se procura mantener actualizadas las correspondientes planillas de precios de referencia, para presupuesto.

Además de estas licitaciones, se está consolidando según el mismo procedimiento una solicitud conjunta de herramientas y accesorios: #1532

Solicitudes

Al formular una solicitud conviene primero consultar las especificaciones tipo, para ver si los items definidos cumplen con los requerimientos.

En caso de corresponder a la necesidad (lo que será el caso la mayoría de las veces), al formular la solicitud se dará clara indicación del Item que se solicita, con referencia a la especificación, así como la cantidad de items que se solicitan.

Si una solicitud no corresponde a ninguna de las especificaciones tipo, entonces se realizará una consulta específica al equipo de informática.

Una solicitud podrá ser formulada como una solicitud en el proyecto compras del presente gestor de proyectos.

Proceso de compra

Al consolidar todas las solicitudes de items con especificaciones tipo de todos los CENURes a través de la CCI, y otras solicitudes que lleguen de otras unidades de la UdelaR, la división de Suministros consolidará un cuadro con la lista de items y las cantidades por item.

Este cuadro completará el pliego de licitación que se encuentra preparado de antemano, y hará el correspondiente llamado.

Recepción de mercadería

Los pliegos de licitación indican que el proveedor debe indicar en las cajas entregadas y en la documentación que la acompaña, la licitación a la que hace referencia, el número de item y la cantidad.

Se solicita al personal que recibe la entrega del equipamiento (que no tiene porqué ser técnico) que verifique esos datos: número de licitación, número de item y cantidad.

Luego, el personal de la red de unidades de informática efectuará la revisión técnica y recepción oportuna del equipamiento.

Proceso de entrega a las sedes

Las oficinas de compras y suministros organizarán el seguimiento por solicitud, por licitación y por item de la entrega a los destinatarios del equipamiento.

Una gestión en el gestor de proyectos, con una tarea por solicitud puede ser una herramienta para asegurar esto. Para cada licitación, se estructurará una hora de cálculo de seguimiento.